Pengertian & Jenis Media Komunikasi Perkantoran

 

Suatu perusahaan dalam menjalankan aktiviras bisnisnya pasti akan sering menjalankan komunikasi dengan pihak-pihak lain.

Proses komunikasi itu tentunya akan lebih efektif dan efisien jika menggunakan sarana komunikasi yang memadai. Perlengkapan komunikasi yaitu media komunikasi (alat atau sarana) yang digunakan sebagai perantara untuk berkomunikasi.

I. Fungsi Media Komunikasi

Efektifitas dan efisiensi

Bahwa dengan menggunakan media komunikasi dapat mempermudah dan mempercepat penyampaian informasi kepada pihak lain

Konkrit

Bahwa denganmenggunakan media komunikasi memungkinkan bagi pihak yang terlibat dalam proses komunikasi untuk menuampaikan pesan yang bersifat abstrak.

Motivator

Bahwa dengan menggunakan media komunikasi lebih memberi semangat bagi komunikan untuk melakukan komunikasi.

II. Macam-macam Sarana Komunikasi yang Digunakan di Kantor

• Surat
• Telephon
• Teleks (teleprinter exchange)
• Faksimile
• Emali (Electronic Mail)

1. Surat

Surat adalah media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan secara tertulis dibuat dengan cara-cara tertentu sesuai fungsinya. Korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan komunikasi antara satu pihak dengan pihak lain secara terus menerus.

Peranan surat dalam suatu organisasi atau kantor

1. Fungsi surat (dalam lingkup sebagai dokumen kantor)

• Tanda bukti tertulis uang otentik
• Pedoman
• Alat pengingat
• Duta atau wakil perusahaan

2. Tujuan penlisan surat dalam aktivitas kantor

• Menyampaikan informasi ke pihak lain
• Menerima atau mendapat informasi penjelasan atau tanggapan
• Memperlancar arus informasi 

2. Telephone

Telephon merupakan media komunikasi menggunakan suatu jenis pesawat atau mesin yang memungkinkan bagi seseorang untuk bisa berbicara secara langsung kepada lawan bicaranya.

Ada dua jenis system telephon yang bisa digunakan di beberapa perusahaan yaitu

1. Key system

Sistem telepon yang memungkinkan bagi pengguna telepon untuk memilih jalan yang diinginkan dan mampu melayani 3-30 jalur telepon sekaligus. System ini membuat pengguna telepon lebih mandiri karena bisa bertelepon tanpa bantuan operator pada perusahaan tertentu karena biaya yang relatif mahal.

2. PMBX (Privare Manual Branch Exchange)

Semua panggilan masuk dan keluar harus melalui switchboard. Namun untuk panggilan dalam kantor (intern) tidak melalui operator. Sistem ini mampu melayani 30-10.000 pesawat telepon yang disebut dengan station atau extension.

3. Teleks (Teleprinter Exchange)

Teleks adalah mesin atau pesawat yang digunakan untuk mengirimkan pesan atau berita singkat.
Berkomunikasi dengan teleks dapat dilakukan bila kedua belah pihak mempunyai pesawat teleks. Berita yang dikirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat yang saling berhubungan.

Beberapa hal mengenai teleks

• Layanan atau fasilita teleks bisa didapatkan dari dinas telekomunikasi
• Pesnerimaan berita teleks dapat selalu dilakukan oleh kedua belah pihak (Pengirim dan penerima asal tersedia cukup kertas, kondisi pita yang baik serta aliran listrik yang tidak dimatikan).
• Untuk fasilitas tambahan (bila request ke dinas telekomunikasi). Dengan jenis mesin teleks tertentu dapat mengirimkan telegram suatu perusahaan ke perusahaan lain.

4. Faksimile

Faksimile adalah mesin atau pesawat fotokopi jarak jauh (telecopier) yang digunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan informasi bisa berupa foto, gambar, dokumen atau surat secara langsung.

Beberapa keuntungan menggunakan Faksmile

• Dapat digunakan untuk mengirim berbagai bentuk naskah atau dokumen dalam bentuk surat, cek, laporan kecangan., foto tanpa merusak naskah aslinya.
• Dalam penggunaannya lebih hemat biaya, waktu dan tenaga.
• Tidak akan muncul masalah dalam hal kesalahan pengetikan karena yang dikirimkan melalui faks adalah naskah yang sudah diketik atau dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Emali (Electronic Mail)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.
Internet merupakan kumpulan luas dari jaringan komputer yang saling bersambungan menggunakan jaringan komunikasi yang ada di seluruh dunia.

Beberapa jenis email yang biasa digunakan di kantor

• Pop Mail
• Web Mail
• Forwarding Mail

Itulah beberapa jenis dan pengertian media komunikasi perkantoran yang biasa digunakan di kantor.
Jika menurut teman-teman postingan ini bermanfaat, silahkan share kepada teman atau orang lain yang sekiranya membutuhkan informasi di atas. Dan jangan lupa meninggalkan komentar yang membangun sebagai saran untuk saya agar dapat membuat postingan yang lebih bermanfaat lagi.